Stanovisko ke skartačním lhůtám

Řada klientů se nás opakovaně ptá, jak dlouhé jsou skartační lhůty. Jinak řečeno, kdy mohou skartovat účetní, mzdové a jiné doklady, které souvisí s jejich podnikáním.

Jednoduše řečeno: prvotní účetní doklady (tj. faktury, pokladní doklady a bankovní výpisy), písemné obchodní smlouvy  a  mzdovou (zaměstnaneckou) dokumentaci nedoporučujeme skartovat vůbec. 

Ostatní doklady, tj. objednávky, kalkulace a pomocné účetní doklady jako dodací listy, protokoly o převzetí, zápisy z inventur, zápisy o služebních cestách a podobně,  doporučujeme neskartovat dříve, než uběhne běžná lhůta pro promlčení vyměření daní, tj. 5 let (lhůta je tříletá, ale způsob počítání ji fakticky prodlužuje na 5 let od transakce). Doporučujeme při uvažování o skartaci těchto pomocných účetních dokladů ještě zvážit právní aspekt příslušné transakce. Tj. jestli už je promlčena transakce z hlediska věcného plnění (například zdali je celá transakce už skutečně ukončena, tj. zda nás odběratel nemůže ještě žalovat z věcného hlediska, zda je ukončena záruční lhůta a podobně).

A. Co říkají zákony – lhůty pro uschování listin

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. v §31 odst. 2 :

„a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví ( § 33 odst. 2 ), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.“

Dále v §32 odst. 3:

„Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2 , uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2 , uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Zákon o dani z přidané hodnoty č.  235/2004 Sb. v §27, odst. 1:

„Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění....  „

Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení 582/1991 Sb. v § 35a odst. 4 (ve znění platném od 1/1/2009 ve smyslu stejném, jak je tomu dosud):

„Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:..........

d) mzdové listy  nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, ............ po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.....

B. Co říkají zákony – lhůty promlčení

Zákon o správě daní a poplatků č. 337/1992 Sb., v §47:

„(1) Pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak, nelze daň vyměřit ani doměřit či přiznat nárok na daňový odpočet po uplynutí tří let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla povinnost podat daňové přiznání nebo hlášení nebo v němž vznikla daňová povinnost, aniž by zde současně byla povinnost daňové přiznání nebo hlášení podat.

(2) Byl-li před uplynutím této lhůty učiněn úkon směřující k vyměření daně nebo jejímu dodatečnému stanovení, běží tříletá lhůta znovu od konce roku, v němž byl daňový subjekt o tomto úkonu zpraven. Vyměřit a doměřit daň však lze nejpozději do deseti let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla povinnost podat daňové přiznání nebo hlášení, nebo v němž vznikla daňová povinnost, aniž by zde byla současně povinnost daňové přiznání nebo hlášení podat.“

Zákon o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění č.  592/1992 v §16,  odst. 1:

„Právo předepsat dlužné pojistné se promlčuje za pět let ode dne splatnosti.“

Zákon o pojistném na sociální zabezpečení č. 589/1992 v §18, odst. 1:

„Právo předepsat dlužné pojistné se promlčuje za 10 let ode dne splatnosti.“

Obchodní zákoník č. 513/1991 c § 408 odst. 1

„Bez ohledu na jiná ustanovení tohoto zákona skončí promlčecí doba nejpozději po uplynutí 10 let ode dne, kdy počala poprvé běžet. Námitku promlčení však nelze uplatnit v soudním nebo rozhodčím řízení, jež bylo zahájeno před uplynutím této lhůty.“

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. v §32 odst. 3 :

„3) Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2 , uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2 , uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.“

C. Naše zkušenosti

V letošním roce se staly tři události, které zásadně potvrzují naše dřívější stanovisko, že skartovat účetní, obchodní a mzdovou dokumentaci se má jen s velkým rozmyslem a lhůty stanovené zákonem je nutno brát jako minimální lhůty platné spíše při  úplném utlumení nebo likvidaci společnosti nebo podnikání. Jejich společným jmenovatelem je dlouhý časový odstup od vzniku toho daného problému. A z toho plynoucí problematičnost dokazování, které bylo uzavřeno až na základě námi nalezených „starých a nepotřebných“ dokumentů. Společné je také to, že jde o docela neočekávané problémy.

1/ Našeho klienta atakoval dřívější obchodní partner,  který tomuto klientovi dodával něco v roce 1994 a v té době mu nebylo hned zaplaceno (za dvě faktury). Později dodavateli bylo zaplaceno na základě uzavřené dohody o narovnání. Tato dohoda o narovnání bohužel nebyla nalezena, naštěstí lze namítat dobu promlčení. Jenomže pro počítání doby promlčení je důležité, kdy byl splatný původní závazek. To je uvedeno na přijatých fakturách: den splatnosti! Tyto faktury pak musí  náš klient předložit soudu, aby mohl namítat promlčení. Naštěstí se podařilo původní faktury nalézt v neskartovaných účetních dokladech, o kterých si ovšem většinou zúčastnění již mysleli, že jsou uschovávány zcela zbytečně.

2/ Zaměstnanec našeho klienta nastoupil v roce 1998 na základní vojenskou službu a v roce 1999 se vrátil k témuž zaměstnavateli a má štěstí, že je  u něj zaměstnán  stále. Jistá zdravotní pojišťovna po něm (zaměstnanci našeho klienta) totiž nyní chce, jako po osobě bez vlastních příjmů a nepřihlášené ke zdravotnímu pojištění od roku 1999,  doplatek pojistného, který se spolu s penále šplhá do šestimístné částky. Náš klient přitom splnil všechny povinnosti o hlášení i za něj platí pojistné. To konstatovala dokonce již v minulosti i kontrola provedená touto zdravotní pojišťovnou. Nicméně stále tohoto člověka vedou jako neplatiče pojistného a až na základě našeho nalezení záznamu o kontrole a že to bylo již úředně vyřešeno (nikoliv však interně uvnitř ZP) byl tento problém zdárně dořešen.

3/ Našeho klienta atakovala jiná zdravotní pojišťovna, že neplatil v letech 1999 a 2000 za své zaměstnance této pojišťovně zdravotní pojištění. To se sice promlčuje již po pěti letech, pojišťovny však v tom dělají takový fígl, že si vždy uhradí jen nejstarší pohledávky a z nich plynoucí penále, ale novější pohledávky pak zůstávají neuhrazené. A tím se pak postupně přenosem pojistná lhůta prodlužuje, přestože plátce (zaměstnavatel) nezaplatil omylem jen jednu splátku třeba v roce 1997. A penále stále utěšeně roste (fakticky penále z penále i když to zákon vlastně vylučuje). Naštěstí náš klient od roku 2000 žádného pojištěnce této pojišťovny nezaměstnával a tedy námitku  promlčení mohl s úspěchem uplatnit. A my měli stále celou dokumentaci mezd a zaměstnanců tohoto klienta.